El secreto de Toyota para la resolución de problemas y el diseño y ejecución de eventos Kaizen se llama Informe A3
El Informe A3 es una herramienta de
gestión clave que forma parte del sistema de producción de Toyota TPS. Es una
herramienta de toma de decisiones y a la vez es el proceso de resolución de
problemas, que está fundamentado en el Ciclo de Deming (PDCA).
El uso de los informes A3 permite desarrollar e implantar dentro de la
organización la cultura y filosofía de mejora continua Lean en la que es especialista Global Lean. Se llama A3 porque se recoge en una hoja tamaño A3.
La estructura de un informe A3 es simple: Se trata de un modelo estándar que
se estructura en una serie de apartados. Se lee de arriba abajo, primero la
columna de la izquierda y después la de la derecha. El informe A3 comienza con
un profundo conocimiento de la situación actual.
Un informe A3 debe contener los siguientes puntos:
Antecedentes
– ¿Cuál es el
contexto estratégico y operacional para entender el problema?- ¿Cuál es el
motivo para la elección de este problema?
– ¿Qué indicador
específico necesita ser mejorado?
Situación Actual
– Observa el
proceso en su contexto actual.
– Mapea el proceso
actual.
– Cuantifica la magnitud
del problema.
El análisis de las causas
– Realiza el
análisis detallado de los problemas y sus causas empleando la técnica de los 5
Por qué.
– Genera el
diagrama causa efecto asociado a ese análisis.
– Pondera los
problemas principales.
Objetivos de mejora
Establece los
objetivos concretos de mejora que deberán estar alineados con la estrategia
operativa de la compañía.
Acciones de mejora
– Involucra a las
personas afectadas, recoge sus ideas.
– Desarrolla las
posibles medidas a aplicar.
– Genera un
consenso sobre cuáles son las mejores soluciones.
– Diseña las
medidas específicas a aplicar.
– Documentar una
condición de destino.
– Estimar los
resultados deseados a nivel cuantitativo.
El plan de acción
– Desarrolla el
plan de acción con las contramedidas detalladas, determinando responsables, que
se espera obtener con cada medida y la fecha prevista de inicio y fin.
– Determina los
indicadores de evaluación de la implantación del evento de mejora.
Seguimiento de los resultados
– Desarrolla el
plan de acción tal cual se ha diseñado.
– En la fecha especificada en el plan de seguimiento, mide los
resultados de la ejecución y documéntalo.
– Si los resultados
obtenidos difieren de los esperados investiga por qué.
– Aplica las
contramedidas que permitan obtener los resultados previstos.
¿Cada problema requiere tener que desarrollar un Informe A3?.La respuesta
es no
Sólo si la causa raíz del problema
es demasiadoevidente y se necesita un único recurso para implementar una
contramedida(incluso si no hay un estándar definido) no sería necesario el
desarrollar un Informe A3.
En el resto de los casos
recomendamos la realización del Informe A3 para asegurar que se analizan
convenientemente los problemas, identificando sus causas raíces y se plantean
las soluciones consensuadas, que generen un mayor impacto desde la perspectiva
del valor añadido a los clientes.
