Las compañías deben reflexionar sobre los requerimientos de gestión reales que precisan para iniciar el proceso de búsqueda y posterior implantación de un ERP. Eso es al menos lo que aseguran desde DATISA, desarrollador de software de gestión empresarial para pymes en España.
A menudo –señalan-, se trata de proyectos que cambian la forma de trabajar en la organización y la redefinición de procesos que implica operar a través de un nuevo software, lleva consigo una serie de cambios adicionales que deben justificarse en términos de incremento de eficiencia y optimización de la rentabilidad.
Algunas pautas para la reflexión
Entre las señales que se deben tener en cuenta para determinar si la empresa logística necesita o no un ERP destacan las siguientes:
- Falta de control sobre el negocio. Generalmente se suele producir esta falta de control por una falta de información actual y veraz que aporte una visión global de la empresa. Con demasiada frecuencia se forman “silos” de datos en la estructura de sistemas de la organización que dificulta el acceso al conocimiento y, por tanto, la toma de decisiones no se fundamenta sobre datos consolidados.
- Dificultad para acceder a la información. A veces, los datos están dentro del sistema, pero encontrarlos y acceder a ellos no resulta fácil, por lo que, muchas veces la información estratégica pasa desapercibida y, por tanto, es infrautilizada. Por ejemplo, acceder a datos relacionados con el índice de ventas, el margen que se obtiene de cada operación, o el porcentaje de crecimiento de una determinada línea de negocio, debe ser cuestión de segundos.
- Demasiada tecnología incomunicada. Utilizar demasiadas herramientas es contraproducente. Primero porque el intercambio de información debe ser fluido y, segundo, porque la retroalimentación de datos, facilita el control y el análisis de la evolución de las distintas áreas de negocio. Utilizar un software para cobros y pagos y otro distinto e independiente para tesorería, no tiene mucho sentido. Si el programa de contabilidad no registra automáticamente los datos procedentes de una venta, estamos perdiendo un tiempo precioso y generando una buena ocasión para cometer errores. Son sólo algunos ejemplos de los riesgos que conlleva utilizar distintos programas de gestión.
- Dificultad de uso y lentitud en la respuesta. A veces las empresas se obsesionan con la implantación de sistemas enormes y complejos para solventar tareas que con funcionalidades básicas, se resuelven sin máximas complicaciones. Cuánto más difícil sea un software de entender, más lenta será la respuesta que ofrezca al usuario y más demora implicará en el desempeño de sus tareas. Por eso, en ocasiones, hay organizaciones que disponen de sistemas sobredimensionados, que restan más que suman a la gestión del día a día.
- Demasiado tiempo para realizar tareas básicas. Aunque los asientos contables estén perfectos, si se precisan horas extras en momentos de picos de trabajo para introducir los datos (declaraciones de trimestrales de IVA, por ejemplo), hay algo que no funciona. O si, para realizar un informe financiero utilizas un Excel, con lo que ello supone en cuanto a margen de tiempo y errores, lo cierto es que, el proceso de mejora es imprescindible.